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FUNCIONES
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TAREAS CRÍTICAS
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1
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Controlar las actividades del proyecto a fin de asegurar el cumplimiento del procedimiento administrativo involucrado. |
Asesorar al Jefe/a de Proyecto y a la Subdirección del Archivo Nacional, respecto a normativa de administración financiera del Estado. |
Participar de manera activa en la definición de las etapas de implementación de los proyectos y en el control de gestión de dichas etapas. |
Reportar el estado de ejecución de cada etapa del proyecto, según indicadores y estándares de satisfacción asociados, informando a los actores principales y proponiendo medidas de mejora si fuera necesario. |
Contribuir al control de la gestión de riesgos, en el ámbito de su competencia, de las compras, licitaciones y/o adquisiciones que pudiesen retrasar la planificación del/los proyectos y/o programas del Servicio. |
Revisar técnica y administrativamente toda documentación que se relacione con los proyectos, aplicando una mirada crítica y derivando a otros actores institucionales según sea necesario. |
Hacer seguimiento permanente al avance de la ejecución del Proyecto, de conformidad con las herramientas de gestión mencionadas anteriormente, y comunicar oportunamente los inconvenientes presentados. |
2
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Realizar el control administrativo y financiero del proyecto en coordinación con el equipo o equipos que correspondan. |
Preparar y/o colaborar con la elaboración, obtención, gestión y seguimiento presupuestario del proyecto ayudando a la institución a responder a los requerimientos de la UCP (Unidad Coordinadora del Programa de la Subsecretaría de Hacienda). |
Coordinar y gestionar las tareas necesarias para realizar compras, licitaciones y/u otros procesos administrativos necesarios para llevar a cabo un proyecto. |
Elaborar, mantener y actualizar el plan de adquisiciones del Proyecto. |
Preparar informes y/o reportes de Rendición de Cuentas y Flujo de Caja. |
Realizar seguimiento a las metas financieras y operativas planificadas para cada uno de los productos esperados del Proyecto. |
3
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Responder a los requerimientos de información referente al proyecto por parte de organismos auditores del Estado. |
4
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Desarrollar todas aquellas tareas que le soliciten el Coordinador del Proyecto y/o Jefa del Proyecto, en materia de administración, finanzas y contabilidad. |