FUNCIONES PRINCIPALES
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ACTIVIDADES
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RESULTADO FINAL ESPERADO DE LA FUNCIÓN
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1
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Supervisar el seguimiento y control, del Plan Anual de Compras y aprobar las actualizaciones y modificaciones de éste.
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Supervisar el levantamiento de las compras y contrataciones que realizarán las unidades laborales de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.
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Realizar Plan Anual de Compras que contemple las compras y contrataciones totales de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. Asimismo, llevar a cabo programa de seguimiento y control del Plan Anual de Compras que permita efectuar las actualizaciones y modificaciones oportunamente.
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Aprobar los actos administrativos que aprueben, modifiquen y actualicen el Plan Anual de Compras.
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Supervisar la recopilación de información e insumos con Unidades laborales de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño que modifiquen y actualicen el Plan Anual de Compras.
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Aprobar las contrataciones del Plan Anual de Compras en el Sistema de Información dispuesto por la Dirección de Compras y Contratación Pública.
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Supervisar el seguimiento y control del cumplimiento del Plan Anual de Compras.
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Realizar informes periódicos de cumplimiento del Plan Anual de Compras.
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Aprobar informes de cumplimiento del Plan Anual de Compras.
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2
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Supervisar el control de gestión de los procedimientos que lleva a cabo la Unidad.
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Supervisar el seguimiento y control al estado de los procedimientos de compras y contrataciones realizados por la Unidad
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Realizar el control adecuado en materia de gestión de compras y contrataciones, control bienes y administración de insumos.
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Supervisar el seguimiento y control al estado del inventario a nivel central y regional.
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Supervisar el seguimiento y control al estado de la administración de insumos y materiales a nivel central.
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3
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Aprobar la documentación que la Unidad pone a disposición de las otras Unidades laborales de la Subsecretaría.
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Aprobar, cada vez que sea necesario, los manuales de procedimientos, instructivos y flujos de procedimientos de la Unidad.
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Mantener la documentación actualizada que la Unidad pone a disposición de las otros Unidades laborales de la Subsecretaría.
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Aprobar, cada vez que sea necesario, la documentación que entrega la Unidad a través de la intranet institucional.
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Aprobar la documentación necesaria para informar a las demás unidades laborales acerca de procedimientos de la Unidad.
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4
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Supervisar el control de los convenios de colaboración de la Subsecretaría.
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Supervisar el registro actualizado de los convenios de colaboración que mantiene la a nivel nacional la Subsecretaría con otros servicios públicos.
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Llevar el registro actualizado de los convenios de colaboración que mantiene a nivel nacional la Subsecretaría con otros servicios públicos y de los funcionarios de otros servicios públicos que se encuentran en dependencias de la Subsecretaría a nivel nacional.
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Gestionar la aprobación, modificación y/o finalización de los convenios de colaboración solicitados a la Subsecretaría por otros servicios públicos.
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Supervisar el registro actualizado de los funcionarios de otros servicios públicos que se encuentran en dependencias de la Subsecretaría a nivel nacional.
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5
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Supervisar el registro de los contratos, convenios y procesos de la Subsecretaría.
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Supervisar el registro actualizado de los contratos de arriendo vigentes.
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Mantener registros actualizados de contratos y procesos de compra y contratación.
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Supervisar el registro actualizado de los contratos de bienes y servicios vigentes.
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Supervisar el registro actualizado de los procesos de compra y contratación gestionados por la Unidad.
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6
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Aprobar reportes que apoyen la gestión interna, promoviendo el ingreso y administración de convenios de administración.
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Aprobar informes mensuales que reflejen el control de gestión para cada una de las unidades laborales de la Subsecretaría.
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Realizar reportes de gestión interna según condiciones y plazos establecidos.
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Aprobar los reportes requeridos a la Unidad por las diferentes unidades laborales de la Subsecretaría e instituciones externas.
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Aprobar los reportes de transparencia activa de competencia de la Unidad.
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Aprobar los reportes del programa de caja de la Unidad.
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7
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Supervisar la gestión de los documentos de garantía.
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Aprobar el registro y envío de garantías a la Unidad de Finanzas.
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Controlar y monitorear garantías.
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Supervisar el control del vencimiento de garantías.
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Aprobar la solicitud de devolución de garantías.
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8
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Supervisar y aprobar los procesos de compra y contratación de bienes y servicios, gestionados por los analistas de compras y contrataciones, para la adecuada provisión de bienes y servicios, todo ello con apego a la normativa de compras y contratación pública.
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Asesorar, supervisar y aprobar las compras y contrataciones de bienes y servicios mediante las distintas modalidades de contratación a las unidades técnicas de la Subsecretaría.
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Ejecutar compras y contrataciones eficientes, eficaces y enmarcadas en la normativa vigente.
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Supervisar y aprobar los contratos de arriendos de inmuebles.
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Supervisar y aprobar las modificación y renovaciones de contratos.
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9
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Operar el sistema disponible para gestionar los procesos de compra y contratación.
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Aprobar los contratos para los bienes y servicios contratados por las distintas unidades de la Subsecretaría.
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Compras y contrataciones tramitadas completamente por los sistemas y plataformas disponibles para gestionar los procesos de compra y contratación.
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Firmar los estados de pago de los pasajes aéreos de las distintas unidades de la Subsecretaría.
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Firmar los estados de pago de los contratos de la Unidad de Abastecimiento.
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10
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Supervisar la gestión de contratos.
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Aprobar fichas de contrato en el portal Mercado Público y sistemas dispuestos para ello (FEBOS).
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Gestionar contratos de manera eficiente y enmarcadas en la normativa vigente.
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Aprobar propuesta de respuesta a reclamos realizados por proveedores.
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Supervisar la evaluación de proveedores.
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Gestionar la aplicación de sanciones a proveedores.
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Operar el sistema de información habilitado para compras y contrataciones (www.mercadopublico.cl).
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Administrar el sistema de información.
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Compras y contrataciones tramitadas completamente por los sistemas y plataformas disponibles para gestionar los procesos de compra y contratación.
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Activar y desactivar usuarios.
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Activar y desactivar unidades.
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Publicar Plan Anual de Compras.
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Autorizar publicación de licitaciones públicas y privadas.
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Autorizar órdenes de compra.
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Autorizar adjudicación de licitaciones públicas y privadas.
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Aprobar fichas de contratos.
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Asesor a los usuarios internos y externos en materias de contratación pública.
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Gestionar respuestas y soluciones a los usuarios finales, compradores o proveedores, a las consultas recibidas en los diversos procesos de compra, así como de la gestión de reclamos que eventualmente puedan sostener proveedores.
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Información clara y oportuna a los usuarios internos y externos, obteniendo una gestión de adquisición integral.
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Gestionar y proporcionar información a los proveedores finales de manera clara, oportuna, igualitaria y transparente, en respuesta a las solicitudes recibidas mediante los diversos canales destinados a la atención de usuarios que le sean asignados.
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Gestionar y proporcionar información a la Dirección de Compras y Contratación Pública y otros servicios públicos, de manera clara, oportuna y transparente, en respuesta a las solicitudes recibidas mediante los diversos canales.
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13
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Supervisar y aprobar la recepción, registro y almacenamiento de bienes e insumos al interior del Servicio.
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Supervisar la entrega de bienes e insumos adquiridos para stock, por parte de proveedores.
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Cumplir con bienes e insumos registrados y almacenados en las bodegas de la Unidad.
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Supervisar la recepción de los bienes e insumos adquiridos.
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Aprobar el registro de los bienes e insumos recibidos en el sistema de inventario y materiales.
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Supervisar el almacenamiento de los bienes e insumos adquiridos en la bodega.
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14
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Evaluar y Gestionar el Desempeño de las 10 personas que conforman el equipo.
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Establecer metas para el periodo de evaluación.
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Realizar una distribución de trabajo optima y justa para los integrantes del equipo de acuerdo con sus funciones.
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Realizar la propuesta de primer informe, segundo informe y precalificación.
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Realizar retroalimentación a quienes componen su equipo.
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15
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Supervisar y controlar el orden de las bodegas en que se almacenan los bienes fungibles y no fungibles adquiridos por la Subsecretaría.
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Supervisar el orden y aseo de los bienes en las bodegas en que se almacenan los bienes fungibles y no fungibles adquiridos por la Subsecretaría.
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Asegurar el correcto orden y limpieza de las bodegas a cargo de la unidad de abastecimiento.
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Controlar el sistema de almacenaje que permita el control de los bienes e insumos.
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16
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Aprobar las solicitudes de bienes efectuadas por las unidades del nivel central y regional de la institución.
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Aprobar solicitudes de bienes e insumos.
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Asegurar la correcta distribución de los bienes a las unidades requirentes.
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Aprobar la entrega de los bienes e insumos a la Unidad correspondiente.
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17
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Aprobar los movimientos de bienes muebles según requerimientos de las unidades, departamentos, entre otras, pertenecientes a la Subsecretaría de Economía.
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Supervisar la asignación y reasignación de bienes.
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Mantener Inventario actualizado con el fin de evitar el posible extravío de bienes.
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Gestionar los actos administrativos para el alta, baja, traslado, comodato y donación de los bienes muebles.
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Supervisar el seguimiento y control de inventario.
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18
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Supervisar el inventario periódico de bienes e insumos.
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Supervisar la actualización de los sistemas de inventario y materiales.
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Inventario actualizado con el fin de evitar el posible extravío de bienes e insumos.
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Supervisar y aprobar la actualización de los registros murales.
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Supervisar el levantamiento bianual de bienes a nivel regional.
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Supervisar el levantamiento anual de bienes a nivel central.
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Supervisar y aprobar el inventario mensual de los insumos disponibles en bodega.
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Aprobar proyecciones de insumos requeridos para stock de bodega.
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Aprobar falta de stock en insumos para gestionar su compra.
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Aprobar insumos obsoletos o sin uso para gestionar su baja.
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Cumplir las políticas y procedimientos de seguridad de la información vigentes en la institución.
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Proteger la información a la cual accede y procese, para evitar su pérdida, alteración, destrucción y uso indebido.
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Actuar en pleno conocimiento de las implicancias de las acciones propias y del equipo de acceso, uso de la información institucional y de sistemas, acorde los procedimientos de la seguridad de la información.
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Reportar los incidentes, eventos sospechosos y el mal usos de los recursos que identifique.
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Evitar la actuación por cuenta propia en el caso de tener duda sobre la clasificación y sus restricciones teniendo en cuenta consultar al propietario de la información.
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